Người lao động cần đảm bảo chính xác các bước sau theo đúng quy trình Thực tập sinh kỹ năng tại Nhật Bản.
Quản lý TTS: những người “3 đầu 6 tay”
Thật vậy, có thể nói quản lý TTS là những người “3 đầu 6 tay”. Những công việc thường xuyên nhất có thể kể đến là đưa đón TTS tại sân bay, hướng dẫn TTS làm thủ tục tại Shiyakusho, ngân hàng; tham gia đào tạo TTS trong 1 tháng đầu tiên sau khi đến Nhật, giải thích nội dung công việc, hướng dẫn các điều cần biết khi sinh sống tại Nhật và luật giao thông,.
Ngoài ra, do sự hạn chế về trình độ tiếng Nhật của người lao động nên những Quản lý TTS còn là cầu nối giữa nghiệp đoàn, xí nghiệp và người lao động, chẳng hạn như làm nhiệm vụ biên phiên dịch và truyền đạt thông tin giữa các bên. Ngoài ra, họ cũng chính là đầu mối tại Nhật Bản của các công ty phái cử Việt Nam để giúp cho việc quản lý người lao động được thực hiện một cách đồng nhất và trôi chảy.
Đó mới chỉ là khái quát sơ bộ về công việc của một quản lý TTS đối với 1 xí nghiệp mà thôi. Tuy nhiên, 1 nghiệp đoàn thường liên kết với nhiều xí nghiệp, trong đó 1 xí nghiệp sẽ có từ mấy chục cho đến mấy trăm TTS cùng một lúc. Chỉ cần nhân lên thôi bạn sẽ có thể tưởng tượng khối lượng công việc khủng khiếp của những người quản lý TTS.
Xin visa/Tư cách lưu trú cho người lao động tại Nhật Bản
Trong thời gian sau trúng tuyển,chờ để xuất cảnh. Thì chủ sử dụng lao động có trách nhiệm nộp đơn xin cấp thị thực cho đại diện sứ quán của nước sử dụng lao động theo dạng block visa hoặc giấy phép lao động.
*Lưu ý: Công ty trực tiếp làm toàn bộ việc này trong thời gian thực tập sinh được đào tạo nâng cao.
Khi chủ sử dụng lam động đã xin được tư cách lưu trú cho các bạn. Lúc đó, chủ sử dụng lao động tại Nhật Bản sẽ chuyển PTA hoặc các giấy tờ cần thiết, chi phí đi lại cho bên tuyển dụng sắp xếp xuất cảnh theo kế hoạch. Công ty tuyển dụng sẽ hoàn tất các thủ tục xuất cảnh cho thực tập sinh.
Ứng dụng hệ thống Push và Pull System trong quản lý kho
Trong sản xuất, các doanh nghiệp thường có xu hướng dựa trên khảo sát thị trường rồi dự đoán sản lượng, sau đó mới tiến hành sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường gặp biến động hoặc đi xuống, tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, khiến sụt giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng với toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
Trước bài toán trên, các nhà quản trị sản xuất đưa ra chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho, bao gồm:
Chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho
Ngoài JIT thì Push System và Pull System là hai phương pháp hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà người quản lý kho có thể cân nhắc ứng dụng.
Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S
Ứng dụng 5S trong quản lý kho sẽ giúp nhà kho ngăn nắp và có tổ chức từ đó cải tiến năng suất, chất lượng công việc. 5S là viết tắt của:
Nguyên tắc ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp kho hàng như sau:
Tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp kho hàng
Cần phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng, những mặt hàng thường sử dụng sẽ được ưu tiên để ở ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên.
Nguyên lý hoạt động của Set là chúng ta đặt mọi thứ ở những nơi dễ tìm đồng thời sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm.
Không gian sạch sẽ, mọi thứ trong kho được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra.
Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng.
Việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc và lập danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.
Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng luôn phải được thực hiện theo chu kỳ. Nguyên lý hoạt động của Sustain: Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.
Tránh việc nhập thừa/ thiếu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho
Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin của các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc cần sản xuất trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm rất nhiều khoản chi phí lưu kho sản phẩm.
Nghề quản lý TTS và những trái ngọt
Mặc dù có trăm ngàn nỗi gian lao và vất vả, nhưng không thể phủ nhận chính nhờ công việc “làm dâu” đã tạo điều kiện cho người làm nghề này cơ hội tiếp xúc và làm việc với nhiều doanh nghiệp, từ đó tôi luyện khả năng sử dụng tiếng Nhật và trau dồi thêm kiến thức ở một số chuyên ngành.
Bên cạnh ngôn ngữ, các quản lý TTS cũng được “luyện tập” về kỹ năng ứng biến và xử lý vấn đề, học hỏi được nhiều nét văn hóa giao tiếp của người Nhật cũng như những kiến thức, điều luật lao động cần thiết khi sống tại đất nước mặt trời mọc này.
Liên quan tới công việc này cũng đã có không ít các ý kiến của những người đi trước, chẳng hạn như:“Làm nghề này cũng vất vả đấy, nhưng vui nhất khi được nghiệp đoàn và xí nghiệp thấu hiểu, thực tập sinh chăm ngoan chịu khó lắng nghe.”“Việc nào cũng khó cả, làm dần rồi sẽ quen, thật sự đây là công việc hay và vô cùng ý nghĩa.”“Làm dâu trăm họ thật đấy, tuy mất cũng nhiều nhưng được cũng nhiều, vì vậy nên suy nghĩ kỹ trước khi lựa chọn công việc này.”
Nghề quản lý thực tập sinh đôi khi cũng nhận được những trái ngọt.
Tuy quản lý TTS có những vất vả đặc thù nhưng vẫn là công việc có thu nhập ổn định, dễ xin visa và mang nhiều ý nghĩa nhất định nên đây vẫn là sự lựa chọn của nhiều bạn muốn ở lại làm việc tại Nhật Bản. Rất mong các bạn sau khi hiểu rõ, quyết định chọn theo nghề hãy vững tâm và làm hết trách nhiệm, chắc chắn cũng sẽ gặt hái được thành quả nào đó từ công việc này.
Định nghĩa về quy trình quản lý kho
Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa..
Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.
Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy
SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.
Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.
Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU
